Come Convertire Documenti Scansionati in Testo Ricercabile con Strumenti o Software OCR?

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Per comprendere il funzionamento degli strumenti o software OCR, dobbiamo prima sapere cos’è l’OCR. In parole semplici, l’OCR è un’innovazione tecnologica in grado di individuare e comprendere i caratteri all’interno di file non modificabili. Questi caratteri possono essere numeri o semplici lettere dell’alfabeto.

Con l’integrazione di alcuni algoritmi aggiuntivi, questa tecnologia può essere utilizzata per estrarre questi caratteri rilevabili e convertirli in un formato di testo modificabile. Ma perché dovresti farlo? Questo processo ha più applicazioni di quanto si possa pensare.

L’applicazione più comune è per le aziende che vogliono rendere i loro documenti digitali più accessibili e facilmente ricercabili. In questo articolo, discuteremo i passaggi da seguire per convertire i documenti in testo ricercabile.

Tuttavia, ci sono alcune fasi preliminari che è necessario seguire. Sono elencate di seguito.

Preparazione dei Documenti per la Conversione OCR

La situazione più probabile è che tu abbia solo copie cartacee dei tuoi file o documenti. Questi file devono essere convertiti in una forma scansionata in modo che possano essere inseriti in uno strumento o un software OCR.

Per scansionare i documenti, avrai bisogno di uno scanner. Si tratta di un dispositivo in grado di acquisire immagini scansionate di file fisici. Se non sei familiare con questo dispositivo, clicca qui per saperne di più.

Selezione del Software OCR

Una volta che hai le copie scansionate di tutti i tuoi documenti, è il momento di selezionare il software OCR che soddisfa le tue esigenze.

Esistono diversi strumenti OCR online e anche alcuni software scaricabili. Devi determinare quale di essi sia il migliore per te. Tutti hanno alcune caratteristiche o funzioni uniche che sono utili per vari scopi.

Ad esempio, se hai solo bisogno limitato di digitalizzazione dei documenti, allora puoi scegliere tra vari strumenti gratuiti. Hanno limitazioni di conversione di file giornalieri ma soddisferanno le tue esigenze. Tuttavia, se vuoi convertire più documenti da foto a testo e hai anche bisogno di ampie opzioni di ottimizzazione, allora dovresti considerare l’acquisto di un software OCR completo.

Ecco una lista di alcuni strumenti e software OCR competenti:

Per spiegare il funzionamento di questi strumenti, utilizzeremo il primo strumento della lista.

Passaggi per Rendere un Documento Scansionato Ricercabile

Abbiamo creato una guida per aiutarti a capire come un tool online può essere utilizzato per convertire documenti scansionati in testo ricercabile.

1. Importazione

Se stai usando la versione premium di Image to Text, potrai caricare 50 immagini nel tool contemporaneamente. Tuttavia, se sei un utente gratuito, puoi caricare solo 3 immagini alla volta.

In ogni caso, come primo passaggio, clicca sul pulsante “Sfoglia” dato al centro della pagina dello strumento.

Questo aprirà la memoria del tuo computer, da dove potrai selezionare i tuoi documenti desiderati e cliccare su “Apri” per caricarli. Una volta caricato il tuo file (o i tuoi file), clicca sulla opzione “Invia” data sotto per avviare il processo.

2. Esportazione

A seconda del numero di file caricati e della quantità di contenuto nelle immagini, lo strumento impiegherà del tempo per elaborare i tuoi file. Di solito, i risultati vengono mostrati entro pochi minuti dal clic sulla opzione “Invia“.

Abbiamo inserito la seguente immagine nello strumento:

E questo è ciò che abbiamo ottenuto come risultato:

Questi risultati possono essere raccolti in vari modi. Puoi semplicemente copiare questi risultati e incollarli in un file di testo. Allo stesso modo, hai la possibilità di scaricare i risultati direttamente come file txt. Puoi selezionare una qualsiasi di queste opzioni e poi ottimizzarle o salvarle secondo le tue esigenze.

3. Revisione del Testo Convertito

Per mitigare i rischi, dovresti controllare i risultati almeno una volta per vedere se lo strumento ha estratto tutti i dati in modo preciso. A volte, i documenti con tabelle complesse e valori numerici non vengono estratti con la massima precisione. In questi casi, dovresti apportare le modifiche pertinenti per renderle accurate al 100%.

Tuttavia, nella maggior parte dei casi, non sarà necessario apportare modifiche ai risultati, poiché gli strumenti OCR moderni sono alimentati dall’IA. Ciò consente loro di svolgere la loro funzione con estrema precisione.

Benefici della Conversione dei Documenti in Testo Modificabile

La conversione di copie scansionate di file professionali o personali ha numerosi vantaggi. Tuttavia, il principale vantaggio che questa operazione porta sulla tavola è il miglioramento della ricercabilità. Alcuni formati di file, come i PDF e i documenti cartacei, possono essere molto difficili da trovare.

I file modificabili, invece, sono facilmente ricercabili e possono essere accessibili con facilità. Ciò può risparmiare una grande quantità di tempo poiché richiede solo un minimo sforzo.

Alcuni vantaggi aggiuntivi di avere i documenti sotto forma di testo ricercabile invece di file PDF e documenti cartacei sono:

• Migliore sicurezza
• Maggiore produttività
• Facilità di modifica dei documenti
• Miglioramento dello spazio di archiviazione dei documenti

Conclusioni

La conversione di documenti scansionati in un formato di file ricercabile sembra essere un processo complesso. Ma inrealtà, è piuttosto semplice e chiunque può farlo. Gli strumenti online sono particolarmente utili in questo senso e il funzionamento di tali strumenti è spiegato nell’articolo precedente. Se hai anche tu tonnellate di documenti e vuoi migliorarne la ricercabilità, segui i passaggi indicati nella sezione “Passaggi per Rendere un Documento Scansionato Ricercabile”.

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