I 5 errori più comuni nella gestione delle password aziendali (e come evitarli)

Password aziendali: una responsabilità condivisa

Nell’era digitale, la sicurezza delle informazioni aziendali dipende in larga parte dalla gestione delle password. Ogni dipendente utilizza credenziali per accedere a sistemi, applicazioni e database che custodiscono dati sensibili: dalle informazioni dei clienti fino alle strategie interne di business. Tuttavia, la realtà dimostra che molte aziende cadono ancora in errori banali ma pericolosi, che possono aprire la strada ad attacchi informatici devastanti.

Errore 1: Riutilizzare le stesse password

Uno degli sbagli più diffusi è utilizzare la stessa password per più servizi aziendali. Questa abitudine riduce drasticamente la sicurezza complessiva: basta che un singolo account venga compromesso perché un cybercriminale possa avere accesso a tutti gli altri.

Il problema del riutilizzo è aggravato dall’esistenza di enormi database di credenziali rubate, facilmente reperibili sul dark web. Un hacker che ottiene una password valida da un vecchio servizio può provare a usarla su piattaforme aziendali più sensibili, riuscendo spesso nell’intento.

Come evitare il riutilizzo

• Imporre regole aziendali che vietino l’uso della stessa password su più servizi.
  
• Implementare soluzioni che generino password uniche e robuste.
  
• Sensibilizzare i dipendenti sui rischi del credential stuffing, una tecnica che sfrutta proprio il riutilizzo delle password.
  

Errore 2: Creare password deboli o prevedibili

Nonostante le raccomandazioni di esperti e normative, molti dipendenti scelgono ancora password facili da ricordare, come nomi di famiglia, date di nascita o sequenze banali (“123456”, “qwerty”, “password”). Questi codici sono i primi tentativi nei cosiddetti attacchi di forza bruta.

Le password deboli non proteggono in alcun modo i dati aziendali. Oggi gli hacker hanno a disposizione software capaci di testare milioni di combinazioni in pochi secondi, rendendo qualsiasi sequenza prevedibile una porta spalancata.

Come evitare password deboli

• Definire policy che impongano lunghezza minima (almeno 12 caratteri) e complessità.
  
• Integrare lettere maiuscole, minuscole, numeri e simboli in ogni password.
  
• Favorire l’uso di passphrase, cioè sequenze di parole non correlate che aumentano sicurezza e memorizzabilità.
  

Errore 3: Conservare le password in modo insicuro

Un altro errore ricorrente riguarda la conservazione delle credenziali. Post-it attaccati al monitor, file Excel non protetti, documenti condivisi senza cifratura: tutti metodi che annullano qualsiasi misura di sicurezza adottata a monte.

Un malintenzionato non ha bisogno di sofisticati strumenti di hacking se trova un foglietto con scritte le credenziali di accesso. La scarsa attenzione nella conservazione è spesso legata alla necessità di ricordare molte password complesse, ma la soluzione non è certo renderle pubbliche involontariamente.

Come conservare correttamente le password

• Utilizzare un gestore di password aziendali, in grado di archiviare le credenziali in modo cifrato e sicuro.
  
• Limitare la condivisione delle password tra colleghi, ricorrendo a strumenti che permettano di delegare l’accesso senza esporre le chiavi reali.
  
• Evitare di annotare le password su supporti cartacei o digitali non protetti.
  

Errore 4: Non utilizzare l’autenticazione a più fattori (MFA)

Molte aziende si affidano ancora esclusivamente alla password come unico metodo di protezione. Si tratta di un approccio obsoleto: anche la password più robusta può essere rubata tramite phishing, malware o data breach.

L’autenticazione a più fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza, richiedendo non solo “qualcosa che l’utente sa” (la password), ma anche “qualcosa che possiede” (un token, un’app di autenticazione) o “qualcosa che è” (biometria). Ignorare l’MFA significa lasciare un varco aperto, spesso sfruttato con successo dagli attaccanti.

Come implementare l’MFA

• Abilitare l’autenticazione a due fattori (2FA) per tutti i servizi critici, dall’email aziendale ai sistemi di gestione dei clienti.
  
• Scegliere metodi di verifica moderni, come le app di autenticazione o le chiavi di sicurezza hardware, evitando l’uso esclusivo degli SMS, meno sicuri.
  
• Rendere obbligatorio l’uso dell’MFA per i ruoli con accesso privilegiato, come amministratori di sistema e dirigenti.
  

Errore 5: Mancanza di formazione e consapevolezza

Anche le tecnologie più avanzate non bastano se i dipendenti non sono consapevoli dei rischi. Molti attacchi informatici sfruttano proprio l’errore umano: cliccare su un link sospetto, inserire le credenziali in una pagina di phishing, condividere password senza riflettere.

Una gestione efficace delle password aziendali passa inevitabilmente dalla cultura della sicurezza. Trascurare la formazione significa lasciare il punto più debole della catena – l’essere umano – completamente esposto.

Come aumentare la consapevolezza

• Organizzare corsi periodici di cybersecurity che includano simulazioni pratiche di phishing.
  
• Fornire linee guida chiare e accessibili sulla creazione e gestione delle password.
  
• Creare un ambiente aziendale in cui i dipendenti si sentano incoraggiati a segnalare comportamenti sospetti o errori, senza timore di ritorsioni.
  

Le conseguenze di una cattiva gestione

Gli errori nella gestione delle password aziendali non si limitano a compromettere singoli account. Possono avere conseguenze disastrose: furto di dati sensibili, perdita di fiducia da parte dei clienti, danni economici diretti e sanzioni legali in caso di mancato rispetto delle normative sulla protezione dei dati.

Un attacco informatico basato su credenziali deboli o rubate può paralizzare interi reparti, interrompere la continuità operativa e richiedere mesi per essere risolto. I costi, sia economici che reputazionali, superano di gran lunga gli investimenti necessari per implementare pratiche sicure fin dall’inizio.

Verso una gestione più sicura delle password aziendali

Correggere i cinque errori più comuni rappresenta un primo passo essenziale per rafforzare la sicurezza di qualsiasi organizzazione. L’adozione di strumenti adeguati, la definizione di policy chiare e la formazione costante del personale consentono di ridurre in modo significativo il rischio di violazioni.

Le aziende devono considerare la sicurezza delle password non come un compito tecnico marginale, ma come una parte integrante della loro strategia di protezione complessiva. La posta in gioco non è soltanto la protezione di sistemi e dati, ma la stessa fiducia dei clienti e la solidità del business.

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