Excel, le 10 funzioni che dovresti conoscere per lavorare meglio
Microsoft Excel è uno degli strumenti più richiesti negli uffici, ma saper inserire numeri in una tabella non basta per utilizzarlo davvero bene. Dieci funzioni e scorciatoie possono rendere molto più veloci operazioni quotidiane come pulire elenchi di clienti, preparare report, cercare informazioni e gestire formule. Sono competenze utili non soltanto a chi lavora nella contabilità, ma anche a chi si occupa di vendite, amministrazione, logistica e organizzazione dei dati.
Un articolo di Infobae presenta questi dieci strumenti richiamando Harvard e Harvard Business Review. È importante distinguere le due cose: l’elenco raccoglie funzioni pratiche di Excel, ma non costituisce una certificazione ufficiale di Harvard sulle competenze necessarie per ottenere un lavoro. Vale comunque la pena impararle, perché molte consentono di risparmiare tempo ed evitare errori. Ecco come usarle, con esempi concreti.
1. Incolla speciale: trasferisci soltanto ciò che serve
Quando copi una cella, Excel può trasferire insieme contenuto, formule e formattazione. Con Incolla speciale puoi scegliere invece di copiare soltanto i valori, le formule o i formati. È particolarmente utile quando devi preparare un report e vuoi mantenere i risultati dei calcoli senza trascinarti dietro le formule originali.
Su Excel per Windows puoi aprire le opzioni di Incolla speciale con Ctrl + Alt + V. Per esempio, se una colonna contiene importi calcolati attraverso diverse formule, puoi copiarla e incollare soltanto i valori numerici in un altro foglio.
2. Inserire più righe contemporaneamente
Aggiungere righe una alla volta in una tabella lunga può diventare frustrante. Selezionando prima un numero di righe equivalente a quelle che vuoi aggiungere, puoi inserirle in un’unica operazione. Su Windows, una scorciatoia comune è Ctrl + Maiusc + +, con alcune differenze possibili in base alla tastiera.
È una funzione comoda per aggiornare inventari, registri di ordini o elenchi di contatti. Se devi inserire dieci nuovi prodotti, non hai bisogno di ripetere dieci volte lo stesso comando.
3. Riempimento rapido: Excel riconosce gli schemi
Riempimento rapido, chiamato anche Flash Fill, identifica uno schema a partire dagli esempi che inserisci e prova ad applicarlo alle altre righe. Può separare nomi e cognomi, estrarre una parte di un indirizzo email oppure uniformare la scrittura di numeri telefonici.
Immagina una colonna con nomi completi. Nella colonna accanto scrivi manualmente il solo nome della prima persona: Excel può riconoscere il modello e completare gli altri. Su Windows puoi richiamare la funzione con Ctrl + E. Controlla sempre il risultato, soprattutto quando i dati non seguono tutti lo stesso formato.
4. INDICE e CONFRONTA: trova informazioni in grandi tabelle
Le funzioni INDICE e CONFRONTA permettono di cercare un dato e restituire il contenuto di una cella collegata. La prima recupera un valore da una posizione; la seconda individua la posizione di un elemento in un intervallo. Insieme offrono un metodo flessibile per consultare archivi di prodotti, clienti o dipendenti.
Per esempio, se i codici prodotto sono nella colonna A e i prezzi nella colonna C, puoi usare una formula come =INDICE(C2:C100;CONFRONTA(E2;A2:A100;0)) per ottenere il prezzo corrispondente al codice scritto in E2. Nelle versioni recenti di Excel esiste anche CERCA.X, ma conoscere INDICE e CONFRONTA resta utile quando lavori con file e procedure differenti.
5. Somma automatica: calcola i totali in pochi secondi
Devi sommare una lunga serie di importi? Somma automatica evita di digitare manualmente ogni riferimento. Seleziona la cella in cui vuoi il totale e, su Excel per Windows, premi Alt + =: il programma propone una formula SOMMA basata sulle celle adiacenti.
Prima di confermare, verifica che l’intervallo selezionato sia corretto. In un foglio con righe vuote o dati discontinui, Excel potrebbe non includere tutte le cifre che ti interessano.
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6. Annulla e Ripristina: recupera le modifiche
Due comandi apparentemente banali possono salvarti da molti errori. Ctrl + Z annulla l’ultima operazione; Ctrl + Y, nelle configurazioni Windows più comuni, può ripristinare un’azione annullata o ripetere un comando, a seconda del contesto.
Sono scorciatoie preziose quando cancelli accidentalmente dati, cambi un formato o modifichi una formula. Non sostituiscono però il salvataggio di versioni precedenti del file: per documenti importanti conviene mantenere una copia di sicurezza.
7. Rimuovi duplicati: pulisci gli elenchi
Una rubrica con lo stesso cliente ripetuto tre volte può creare confusione e compromettere analisi o invii di comunicazioni. Con Rimuovi duplicati, disponibile nella scheda Dati, Excel identifica le righe ripetute secondo le colonne che scegli.
Prima di procedere, seleziona correttamente l’intera tabella e valuta quali campi definiscono davvero un duplicato. Due clienti potrebbero avere lo stesso cognome senza essere la stessa persona. Per evitare cancellazioni indesiderate, lavora su una copia dell’elenco.
8. Blocca riquadri: mantieni visibili le intestazioni
Quando una tabella contiene centinaia di righe, basta scorrere un po’ per perdere di vista il significato delle colonne. Blocca riquadri, nella scheda Visualizza, permette di mantenere fissa la prima riga, la prima colonna oppure una porzione scelta del foglio.
È una funzione particolarmente utile per bilanci, registri del personale e inventari: anche dopo un lungo scorrimento, continui a vedere le intestazioni e riduci il rischio di leggere un importo nella colonna sbagliata.
9. F4: blocca i riferimenti nelle formule
Quando copi una formula in altre celle, Excel modifica normalmente i riferimenti relativi. In alcuni casi, però, vuoi che un riferimento rimanga fisso: per esempio, se tutti i prezzi devono essere moltiplicati per un’aliquota presente nella cella B1.
Durante la modifica di una formula, il tasto F4 può alternare i riferimenti relativi e assoluti, trasformando per esempio B1 in $B$1. Su alcuni portatili può essere necessario utilizzare anche il tasto Fn. Questa piccola scorciatoia evita numerosi errori quando trascini formule lungo una tabella.
10. Navigazione rapida: raggiungi subito la fine dei dati
Scorrere manualmente migliaia di righe non è necessario. Con Ctrl + freccia direzionale, su Windows, puoi spostarti verso il limite del blocco di dati nella direzione scelta. Aggiungendo Maiusc, puoi estendere la selezione fino a quel punto.
È un metodo rapido per selezionare intervalli, controllare colonne lunghe e muoverti tra sezioni del foglio. Tieni presente che celle vuote e blocchi separati possono modificare il punto in cui il cursore si ferma.
Perché queste dieci competenze possono fare la differenza al lavoro
Il vantaggio non è conoscere dieci combinazioni di tasti a memoria, ma riuscire a lavorare con dati più ordinati, formule più affidabili e meno operazioni ripetitive. Se prepari report, controlli ordini o aggiorni elenchi, imparare anche solo alcune di queste funzioni può alleggerire attività che svolgi ogni giorno.
Le scorciatoie indicate si riferiscono principalmente a Excel per Windows: su Mac, Excel per il Web e altre configurazioni alcune combinazioni possono cambiare. Per iniziare, prova ogni funzione su un foglio di esercitazione e verifica il risultato prima di applicarla a documenti di lavoro importanti.
Fonte: Infobae – Le dieci funzioni di Excel.
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